Word Document: DOCX, PDF, XLSX

Analysoinut Appwesome

Puhelimella asiakirjan avaaminen on helppoa; sen muokkaaminen kiireessä niin, ettei vahingossa sotke asettelua tai tallenna väärää versiota, on jo eri asia. Word Document: DOCX, PDF, XLSX kokoaa samaan sovellukseen tavallisia toimistotiedostoja varten tarvittavat työkalut. Minusta sen kiinnostavin käyttötapa ei ole korvata tietokonetta, vaan auttaa silloin, kun tiedosto pitää tarkistaa tai siihen on tehtävä pieni muutos ennen kuin pääsen isommalle näytölle.

Millaisiin tehtäviin puhelimen toimistosovellus sopii?

Tämä on iKame Applications - Begamob Globalin tekemä tuottavuussovellus, joka on saatavilla ilmaiseksi. Sen suosio kertoo siitä, että tällaiselle työkalulle on käyttöä: keskiarvo on 4,6, ja asennuksia on yli 50 miljoonaa. Nämä luvut eivät kuitenkaan yksin kerro, sopiiko sovellus juuri sinun työskentelytapaasi. Ratkaisevaa on, haluatko ensisijaisesti avata tiedostoja ja tehdä niihin käytännöllisiä korjauksia vai rakentaa puhelimella pitkiä, tarkkaa muotoilua vaativia dokumentteja.

Nopeus riippuu tehtävästä ja tiedostosta

Kuvittele tavallinen tilanne: olet matkalla tapaamiseen ja huomaat, että sinun on tarkistettava muistion päivämäärä tai vilkaistava taulukon luku ennen perille pääsyä. Puhelimella tiedostoon tarttuminen voi olla nopeampaa kuin kannettavan avaaminen, etenkin kun kyse on yhdestä selkeästä tehtävästä. DOCX-, PDF- ja XLSX-tiedostojen käsittely samassa sovelluksessa vähentää myös tarvetta etsiä erillistä lukijaa joka tiedostotyypille.

Kannattaa silti erottaa sovelluksen avaaminen varsinaisesta työskentelystä. Lyhyt tarkistus tai yksittäinen tekstikorjaus on luonteva mobiilitehtävä; pitkän asiakirjan muotoileminen pienellä näytöllä vaatii enemmän napauttelua ja tarkkaavaisuutta. Minun neuvoni on käyttää puhelinta nopeisiin, rajattuihin muutoksiin ja jättää laaja editointi tietokoneelle, jos asettelun täsmällisyys on tärkeää.

Kun käyttö käy raskaammaksi

Kevyt käyttö ja vaativa muokkaus eivät tunnu samanlaisilta. Suuri taulukko, monisivuinen PDF tai pitkä tekstitiedosto voi olla hankalampi hallita jo siksi, että ruudulla näkyy kerralla vähän sisältöä. En tekisi puhelimella monimutkaisia laskentataulukkotöitä, joissa täytyy vertailla useita alueita tai tarkistaa kaavojen vaikutuksia rinnakkain. Tällöin suurempi näyttö ja erillinen näppäimistö ovat käytännössä parempia apuvälineitä kuin mikään yksittäinen mobiilitoimistosovellus.

Arjessa auttaa, kun päättää ennen avaamista, mitä on tekemässä. Jos tarkoitus on esimerkiksi etsiä yhdestä taulukosta tietty tieto, tee tarkistus ja sulje tiedosto sen sijaan, että yrittäisit samalla järjestellä koko työkirjaa. PDF:n kohdalla taas lukeminen ja muokkaaminen ovat eri tarpeita: jos haluat vain tarkistaa asiakirjan sisällön, mobiilinäyttö riittää monesti, mutta tarkkaa sivuasettelua vaativaa työtä on helpompi arvioida isommalta ruudulta.

Järkevä työtapa on myös pitää alkuperäinen tiedosto tallessa ennen merkittäviä muutoksia. Tämä ei ole sovelluksen erityisominaisuus vaan hyvä varotoimi mobiilimuokkauksessa yleensä: kun työskentelet kiireessä ja pienellä näytöllä, erillinen kopio helpottaa palaamista lähtöversioon, jos huomaat tallentaneesi tarpeettoman muutoksen. Tarkista tiedoston nimi ennen jakamista, jotta vastaanottajalle ei lähde vahingossa keskeneräinen versio.

Luotettavuus on muutakin kuin sulava käyttökokemus

Minulle luotettava toimistosovellus tarkoittaa ennen kaikkea sitä, että ymmärrän, mitä tiedostolle tapahtuu: avautuuko oikea versio, säilyykö tekemäni muutos ja pystynkö löytämään dokumentin myöhemmin. Tämän sovelluksen käyttöä kannattaa arvioida juuri tuon työnkulun kautta. Jos asiakirja on tärkeä, tarkista muokkauksen jälkeen, että sisältö näkyy oikein ja että tallennat sen paikkaan, josta osaat hakea sen uudelleen.

En pitäisi mitään puhelimella tehtyä muokkausta automaattisesti varmana varmuuskopiona. Jos tiedosto on olennainen työprojekti tai virallinen asiakirja, säilytä siitä toinen kopio tutussa tallennuspaikassa ja avaa lopuksi tallennettu versio tarkistusta varten. Tämä pieni lisävaihe on hyödyllinen erityisesti silloin, kun siirryt puhelimen ja tietokoneen välillä tai lähetät tiedoston toiselle ihmiselle.

Sovelluksen lyhyt kuvaus nostaa esiin DOCX-, PDF- ja XLSX-tiedostojen lukemisen, katselun ja muokkaamisen. Se tekee siitä kiinnostavan vaihtoehdon käyttäjälle, joka ei halua asentaa erillistä sovellusta joka formaattia varten. Samalla kannattaa pitää odotukset maltillisina: eri tiedostotyypit ovat erilaisia, eikä niiden yhdistäminen yhteen sovellukseen poista mobiilimuokkauksen yleisiä rajoja. Tiedoston avaaminen on yksi asia; tarkan taiton tai laajan laskentataulukon hallinta toinen.

Laite, hinta ja vaihtoehdot

Android-käyttäjän kannattaa huomioida laitevaatimus: sovellus tarvitsee Android 8.0:n tai uudemman. Se sopii PEGI 3 -ikäluokituksen puolesta myös yleiseen käyttöön, mutta tiedostojen sisältö ja jakaminen ovat silti käyttäjän omalla vastuulla. Sovellus on maksuton ladata, ja tarjolla on sovelluksen sisäisiä ostoksia. Playn kautta laskutettavat ostokset ovat 2,09–46,99 euroa, joten ennen maksulliseen vaihtoehtoon siirtymistä kannattaa miettiä, riittävätkö omiin tehtäviin tavalliset katselu- ja muokkaustarpeet.

Arvosana 4,6 perustuu 346 000 arvioon, ja kirjallisia arvosteluja on 61 000. Ne antavat hyödyllisen yleiskuvan käyttäjien kokemuksista, mutta eivät korvaa kokeilua omilla tiedostoilla. Versio 311100 kertoo myös, että kyseessä on päivittyvä tuote, joten oman laitteen toimivuus kannattaa arvioida käytännössä eikä olettaa, että jokainen tiedosto käyttäytyy samalla tavalla.

Jos tarvitset vain PDF:n lukemista, erillinen lukusovellus voi olla yksinkertaisempi vaihtoehto. Jos taas teet päivittäin yhteistyötä muiden kanssa tai muokkaat pitkiä dokumentteja, tietokoneella käytettävä toimisto-ohjelma on yleensä mukavampi tarkkaan työhön. Tämän sovelluksen vahvuus on eri: se tarjoaa yhden mobiilipaikan useille tavallisille tiedostotyypeille, kun tehtävä on rajattu ja puhelin on jo kädessä.

Käytännön työskentelytavat ja sopiva käyttäjä

Hyvä tapa aloittaa on kokeilla sovellusta ensin tiedostolla, jonka sisältö on helppo tarkistaa. Avaa asiakirja, tee yksi pieni muutos ja vertaa sen jälkeen tallennettua versiota alkuperäiseen. Näin huomaat, sopiiko käyttöliittymä omaan tapaan käsitellä tekstiä, taulukoita ja sivuja ennen kuin luotat siihen tärkeän työn kanssa. Samalla selviää, onko puhelimen näyttö sinulle riittävä kyseiseen tehtävään.

Matkalla voi tulla vastaan esimerkiksi lomake, jonka yhteystieto pitää korjata ennen lähettämistä. Silloin yksi sovellus useille dokumenttimuodoille on aidosti kätevä: sinun ei tarvitse ensin päätellä tiedostopäätteen perusteella, mitä työkalua avata. Tee muutos rauhassa, tarkista lopputulos ja varmista ennen jakamista, että valitsit oikean tiedoston. Jos lomakkeen tarkka ulkoasu on ratkaiseva, tarkista se vielä tietokoneella tai tulostettuna, sillä pieni mobiilinäkymä voi tehdä asettelun arvioinnista vaikeampaa.

Word Document sopii parhaiten ihmiselle, joka lukee ja korjaa toimistotiedostoja satunnaisesti puhelimella, opiskelijalle nopeisiin tarkistuksiin tai työntekijälle, jonka pitää saada yksittäinen muutos tehtyä ennen kuin pääsee työpisteelle. Se ei ole yhtä luonteva valinta käyttäjälle, joka rakentaa taulukkomalleja, taittaa pitkiä raportteja tai tarvitsee jatkuvasti laajaa työtilaa. Sovelluksen etu näkyy liikkuvuudessa, ei siinä, että puhelimesta tulisi täysiverinen työasema.

Yksi käytännöllinen valinta on tehdä puhelimella vain se, minkä pystyy tarkistamaan samalla näytöllä. Lyhyen tekstin korjaaminen on helppo varmistaa heti; monen kohdan muokkaussessio kasvattaa riskiä, että jokin muutos jää huomaamatta. Taulukossa kannattaa keskittyä tietojen lukemiseen tai yksittäiseen selkeään korjaukseen, eikä yrittää järjestää suurta aineistoa pelkkien pienten solujen varassa. Näin sovelluksen mukavuus ei houkuttele tekemään työvaihetta, johon laite sopii huonosti.

Myös maksullisten ominaisuuksien kohdalla oma käyttötarve ratkaisee. Jos avaat tiedostoja vain silloin tällöin ja teet pieniä korjauksia, maksuttoman käytön riittävyys on järkevää arvioida ennen ostamista. Jos taas työskentelet asiakirjojen kanssa usein, selvitä ensin, mitä lisäarvoa maksullinen taso tuo juuri omaan työnkulkuusi. Sovelluksen sisäinen ostos ei itsessään tee mobiilimuokkauksesta nopeampaa tai tarkempaa, jos suurin ongelma on pieni näyttö tai monimutkainen dokumentti.

Kenelle suosittelisin sitä?

Suosittelisin tätä ennen kaikkea käyttäjälle, joka haluaa pitää DOCX-, PDF- ja XLSX-tiedostot saman mobiilisovelluksen ulottuvilla ja hoitaa niillä pieniä, selkeitä tehtäviä. Se voi olla kätevä varatyökalu työmatkalla, opiskelupäivän aikana tai kotona, kun tietokone ei ole lähellä. Sen avulla voi tarkistaa tiedoston nopeasti ja jatkaa varsinaista työskentelyä myöhemmin sopivammalla laitteella.

Jos taas olet riippuvainen täsmällisestä muotoilusta, työskentelet pitkään taulukkolaskennan parissa tai käsittelet asiakirjoja, joiden jokainen sivuasettelun yksityiskohta on tärkeä, valitsisin ensisijaiseksi työkaluksi tietokoneen toimisto-ohjelman. Erillinen sovellus voi olla parempi myös silloin, kun tarvitset vain yhden tiedostotyypin käsittelyä ja haluat mahdollisimman yksinkertaisen käyttötarkoituksen. Tässä valinta ei ole yleispätevä: mukavuus syntyy siitä, että sovelluksen laajuus vastaa omaa tarvetta.

Oma pieni toimistosi matkassa

Kuvittele tämä: olet matkalla ja yhtäkkiä sinun on muokattava tärkeää asiakirjaa tai tarkistettava laskentataulukko. Sen sijaan, että raahaisit mukanasi raskasta kannettavaa, voit vain ottaa puhelimesi esiin. Tämän sovelluksen avulla voit avata, muokata ja jopa luoda DOCX, PDF ja XLSX tiedostoja suoraan mobiililaitteellasi.

Sovelluksen käyttöliittymä on suunniteltu intuitiiviseksi. Heti kun avaat sen, sinua tervehditään selkeällä ja suoraviivaisella valikolla. Halusitpa sitten aloittaa uuden asiakirjan tai jatkaa keskeneräistä projektia, kaikki on vain muutaman napautuksen päässä.

Käyttökokemus

Mikä tekee tästä sovelluksesta erityisen? Ensinnäkin se on yhteensopiva useimpien tiedostoformaattien kanssa, joten sinun ei tarvitse huolehtia yhteensopivuusongelmista. Lisäksi sovellus tarjoaa pilvitallennusmahdollisuuden, mikä on hienoa, jos haluat varmuuskopioida työsi tai jakaa sen kollegoiden kanssa.

Ja kyllä, tiedän mitä ajattelet – entä käyttöliittymä? No, se on todella sujuva ja nopea. Ei mitään turhia hidasteluja tai kaatumisia. Käytettävyys on huipussaan. Eikä pidä unohtaa, että sovellus on täysin ilmainen ladata, mikä on aina plussaa.

Yhteensopivuus ja integraatiot

Sovellus toimii saumattomasti sekä Android- että iOS-laitteilla, joten voit käyttää sitä riippumatta siitä, mikä puhelin taskussasi on. Lisäksi integraatiot suosittujen pilvipalveluiden, kuten Google Driven ja Dropboxin kanssa, tekevät tiedostojen hallinnasta todella helppoa. Ei enää sähköpostin liitetiedostojen kanssa säätämistä!

Mutta mitä jos tarvitset lisäominaisuuksia? Sovellus tarjoaa joitain premium-ominaisuuksia, kuten kehittyneemmän tekstinkäsittelyn ja laskentataulukkojen analyysityökaluja. Ne ovat saatavilla kohtuullisella kuukausimaksulla.

Lopulliset ajatukset

Kaiken kaikkiaan Word Document: DOCX, PDF, XLSX on erinomainen valinta kaikille, jotka tarvitsevat mobiilitoimistoratkaisun. Se yhdistää käytännöllisyyden ja monipuolisuuden, josta on tullut olennainen osa työkalupakkiani. Jos etsit tapaa pysyä tuottavana tien päällä, tämä sovellus on ehdoton kokeilun arvoinen.

Joten, miksi et antaisi sille mahdollisuutta? Lataa se tänään ja koe itse, miten se voi muuttaa työskentelytapasi!